Mở tệp .doc cũ khi máy không có Microsoft Word
Tệp .doc là định dạng của Word 97-2003. Máy không có Microsoft Word vẫn mở được tệp này: bằng một phần mềm văn phòng khác trên máy, bằng một dịch vụ trên trình duyệt, hoặc bằng Văn Phòng vApp. Khác biệt nằm ở chỗ: có cách chỉ cho xem, có cách cho sửa, và không cách nào giữ bố cục giống bản gốc trong mọi trường hợp.
Tệp .doc khác tệp .docx ở đâu
.docx (từ Word 2007) là một gói nén chứa các tệp XML theo chuẩn mở Office Open XML. Phần mềm đọc được XML thì đọc được nội dung.
.doc là định dạng nhị phân cũ. Chữ, kiểu chữ, bảng và lề trang được lưu thành các khối dữ liệu mà phần mềm phải giải mã từng phần. Vì vậy cùng một tệp .doc, mỗi phần mềm có thể hiển thị hơi khác nhau: một dòng xuống sớm hơn, một bảng rộng hơn, đôi khi một trang thừa.
Văn bản hành chính Việt Nam soạn trước khoảng năm 2010 còn có thêm một lớp: nhiều tệp gõ bằng bảng mã TCVN3 (font .VnTime) hoặc VNI (font VNI-Times). Phần mềm không nhận ra bảng mã sẽ hiện chữ thành Céng hßa X· héi. Bài Văn bản cũ bị lỗi font giải thích kỹ lỗi này.
Ba cách mở khi không có Word
1. Mở trên trình duyệt bằng Văn Phòng vApp
Văn Phòng vApp mở tệp .doc ở chế độ chỉ xem:
- Phần mềm chuyển tệp sang định dạng hiện đại để hiển thị, giữ font, chữ đậm/nghiêng, cỡ chữ, căn lề, thụt dòng, giãn dòng, bảng và khổ giấy.
- Phần mềm đọc tên font trong tệp, nhận ra bảng mã TCVN3 hoặc VNI và hiển thị bằng tiếng Việt Unicode.
- Nếu một tệp không chuyển được đầy đủ định dạng, phần mềm vẫn mở nó, nhưng chỉ hiện nội dung chữ, không có định dạng gốc. Thông báo trên màn hình cho biết bạn đang xem bản nào.
Giới hạn hiện tại, nói rõ để bạn không mất thời gian:
- Không sửa được tệp
.doc. Chức năng sửa chỉ dành cho.docx. - Xuất được PDF và in được bản đang xem. Bản PDF là bản đã chuyển đổi, nên có thể khác bản gốc như nói ở dòng dưới.
- Bố cục có thể khác bản gốc đôi chút: trên bộ tệp thử nghiệm của chúng tôi, một số tệp có số trang khác với khi mở bằng Word.
- Tải tệp xuống sẽ trả lại đúng tệp gốc của bạn, không phải bản đã chuyển. Văn Phòng vApp không ghi đè lên tệp
.doc.
Cách này hợp khi bạn chỉ cần đọc, tra cứu hoặc đối chiếu nội dung một văn bản cũ.
2. Mở bằng phần mềm văn phòng cài trên máy
Các bộ phần mềm văn phòng miễn phí cài trên máy, ví dụ LibreOffice, mở được tệp .doc và cho sửa. Trang hướng dẫn của LibreOffice viết rằng phần mềm tự động mở được tài liệu Microsoft Office 97/2000/XP, và liệt kê các thành phần hay gặp khó khi chuyển đổi: hình vẽ AutoShape, theo dõi thay đổi, đối tượng nhúng OLE, mục lục và chỉ mục, bảng và khung.
Cách này hợp khi bạn cần sửa tệp và có quyền cài phần mềm trên máy.
3. Mở bằng Google Tài liệu
Trang trợ giúp của Google Tài liệu liệt kê .doc (phiên bản mới hơn Office 95) trong danh sách tệp có thể chuyển sang định dạng Google. Sau khi chuyển, bạn sửa được trên trình duyệt. Khi tải về dạng Word, Google xuất ra .docx, không xuất .doc.
Cách này cần tài khoản Google và cần tải tệp lên máy chủ của Google. Với văn bản nội bộ, hãy kiểm tra quy định của cơ quan về việc đưa tài liệu lên dịch vụ bên ngoài trước khi làm.
Nên lưu lại thành định dạng gì
Nếu bạn sửa một tệp .doc cũ bằng bất kỳ phần mềm nào, lưu bản mới thành .docx:
.docxlà chuẩn mở, được hầu hết phần mềm văn phòng hiện nay đọc và ghi.- Tệp
.docxthường nhỏ hơn và ít lỗi hơn khi gửi qua thư điện tử hoặc tải lên hệ thống quản lý văn bản. - Khi lưu, đổi font sang font Unicode (Times New Roman hoặc tương đương) để người nhận không gặp lỗi bảng mã.
Giữ lại tệp .doc gốc. Nếu bản .docx có chỗ khác, bạn còn bản gốc để đối chiếu.
Kiểm tra gì sau khi mở
Dù dùng cách nào, đối chiếu những chỗ dễ sai nhất:
- Số trang — nếu số trang khác bản in gốc, chữ ký và con dấu có thể bị đẩy sang trang khác.
- Bảng — độ rộng cột, đường kẻ, ô gộp.
- Số hiệu, ngày tháng, tên riêng — đây là chỗ sai một dấu là sai nghĩa.
- Dòng viết hoa — tiêu đề và quốc hiệu gõ bằng TCVN3 dễ bị chuyển sai dấu nhất.
Bạn cần đọc nhanh một văn bản cũ ngay trên trình duyệt, không cài thêm gì? Văn Phòng vApp dùng miễn phí.
Bài viết được soạn với sự hỗ trợ của AI; các thông tin về sản phẩm được đối chiếu với kiểm thử của ERPFit.
Nguồn: support.google.com · help.libreoffice.org